Retningslinjer for personvern
Sist oppdatert 16.05.2019
Personopplysninger lagret av Kvekerhjelp
Kvekerhjelp lagrer personopplysninger om følgende:
Medlemmer
TYPE OPPLYSNINGER: Navn, adresse, epost, telefonnummer, dato for innmelding
FORMÅL:Oppfylle forpliktelser som medlems-organisasjon i henhold til egne vedtekter
GRUNNLAG: Skriftlig innmelding eller innmelding per epost
Givere
TYPE OPPLYSNINGER: Navn, adresse, beløp gitt, øremerking av gaver
FORMÅLTakke for gaven og sende informasjon om hva den går til
GRUNNLAG: Opplysninger fra bankoverføring; I noen tilfeller epost- eller telefonkontakt
Givere med skattefradrag *
TYPE OPPLYSNINGER: Navn, adresse, beløp gitt, øremerking av gaver, fødsels- og personnummer
FORMÅL: Takke for gaven og sende informasjon om hva den går til; Rapportere beløp til skattemyndighetene
GRUNNLAG: Egen innmelding av fødsels- og personnummer
Mottakere av nyhetsbrev
TYPE OPPLYSNINGER: Navn, adresse, epost
FORMÅL: Sende nyhetsbrev
GRUNNLAG: Medlemmer og givere sendes nyhetsbrev utenom de som har bedt om ikke å få. Ellers: skriftlig påmelding.
Ansatte og kursholdere
TYPE OPPLYSNINGER: Navn, adresse, telefonnummer, bankkontonummer, fødsels- og personnummer
FORMÅL: Kontraktsfestede avtaler; utbetaling av lønn / honorar; innrapportering til skattemyndighetene
GRUNNLAG: Signerte arbeidsavtaler
Søkere på stillinger
TYPE OPPLYSNINGER: Navn, adresse, telefonnummer, CV
FORMÅL:Mottatt som del av rekrutteringsprosesser
GRUNNLAG: Sendt til Kvekerhjelp av arbeidssøkende
Frivillige
TYPE OPPLYSNINGER: Navn, adresse, telefonnummer. I noen tilfeller bankkontonummer, passnummer, fødsels- og personnummer
FORMÅL: Opplysninger lagret ved frivilliges deltakelse i arbeidet, eks. reise ved prosjektbesøk
GRUNNLAG: Opplysninger meldt fra frivillige til Kvekerhjelp
Kontakter i samarbeids-organisasjoner og andre instanser relatert til arbeidet
TYPE OPPLYSNINGER: Navn, epost, telefonnummer, organisasjons-tilhørighet
FORMÅL: Kontaktinformasjon som er nødvendig for å gjøre arbeidet
GRUNNLAG: Informasjon lagret ved førstegangs kontakt.
* For givere som har ønsket skattefradrag på gaver, lagres fødsels- og personnummer i tråd med krav fra skattemyndighetene. Dette gjøres i samarbeid med Kvekersamfunnet som står for årlig innrapportering til skattemyndighetene.
Retningslinjer for behandling av personopplysninger
Ansvar
Kvekerhjelps styre er ansvarlig for at Kvekerhjelp oppfyller sine forpliktelser etter gjeldende personvernlovgivning. Kvekerhjelps daglige leder er ansvarlig for gjennomføring av retningslinjene.
Alle spørsmål om eller ønskede endringer rundt lagring av personopplysninger kan stilles til Kvekerhjelps kontor på khjelp(a)kveker.org
Samtykke
Lagring av personopplysninger skjer etter skriftlig samtykke.
Unntaket fra dette er situasjoner der det gjøres en interesseavveining opp mot formål (se tabell over). Kvekerhjelp skal da kunne vise til en berettiget interesse for bruk og lagring av personopplysninger uten at skriftlig samtykke er gitt.
Informasjons-plikt
Ved skriftlig samtykke skal det informeres om rette til å trekke samtykket tilbake.
Ved bruk av personopplysninger (f.eks. utsending av nyhetsbrev) skal det opplyses om mulighet for avmelding og/eller sletting av personopplysninger.
Lagring
Personopplysninger lagres i et rom som er låst når det ikke er noen til stede.
Digitalt lagres personopplysninger i tråd med formålene (se tabell over). Kvekerhjelp benytter leverandører av digitale tjenester som oppfyller sikkerhetskravene i personvernlovgivningen.
Sletting
Enhver som Kvekerhjelp har lagret personopplysninger om, har innsynsrett i disse og kan be om at de slettes. Ansvaret for å slette personopplysninger ligger hos Kvekerhjelps daglige leder eller den som til enhver tid har ansvar for å besvare epost khjelp(a)kveker.org.
Kvekerhjelp skal ikke oppbevare personopplysninger lengre enn nødvendig. Opplysninger som ikke lenger behøves (jfr formål) skal slettes.
Deling
Kvekerhjelp skal ikke dele lagrede personopplysninger med andre parter med mindre dette er i tråd med gitt samtykke og formål.
Ett slikt eksempel er deling av nødvendige personopplysninger ved rapportering av mottatte gaver til skattemyndighetene som gjøres i samarbeid med Kvekersamfunnet.
Avvik
Dersom avvik oppdages skal Kvekerhjelp gjøre det som er mulig for å begrense skadene. Dersom det er høy risiko for at personopplysninger har kommet på avveie, skal den eller de det gjelder varsles så snart som mulig.
Endring av formål
Dersom personopplysninger skal brukes til et annet formål enn de ble samlet inn for, skal Kvekerhjelp opplyse de berørte om hva det nye formålet er, og gi relevante deler av informasjon om personvern på nytt.