© 2019 Kvekerhjelp - Retningslinjer for personvern

Retningslinjer for personvern

Sist oppdatert 16.05.2019
 

Personopplysninger lagret av Kvekerhjelp

Kvekerhjelp lagrer personopplysninger om følgende:

Medlemmer

TYPE OPPLYSNINGER: Navn, adresse, epost, telefonnummer, dato for innmelding

FORMÅL:Oppfylle forpliktelser som medlems-organisasjon i henhold til egne vedtekter

GRUNNLAG: Skriftlig innmelding eller innmelding per epost

Givere

TYPE OPPLYSNINGER: Navn, adresse, beløp gitt, øremerking av gaver

FORMÅLTakke for gaven og sende informasjon om hva den går til

GRUNNLAG: Opplysninger fra bankoverføring; I noen tilfeller epost- eller telefonkontakt

 

Givere med skattefradrag *

TYPE OPPLYSNINGER: Navn, adresse, beløp gitt, øremerking av gaver, fødsels- og personnummer

FORMÅL: Takke for gaven og sende informasjon om hva den går til; Rapportere beløp til skattemyndighetene

GRUNNLAG: Egen innmelding av fødsels- og personnummer 

 

Mottakere av nyhetsbrev

TYPE OPPLYSNINGER: Navn, adresse, epost

FORMÅL: Sende nyhetsbrev

GRUNNLAG: Medlemmer og givere sendes nyhetsbrev utenom de som har bedt om ikke å få. Ellers: skriftlig påmelding. 

Ansatte og kursholdere

TYPE OPPLYSNINGER: Navn, adresse, telefonnummer, bankkontonummer, fødsels- og personnummer

FORMÅL: Kontraktsfestede avtaler; utbetaling av lønn / honorar; innrapportering til skattemyndighetene

GRUNNLAG: Signerte arbeidsavtaler

 

Søkere på stillinger

TYPE OPPLYSNINGER: Navn, adresse, telefonnummer, CV

FORMÅL:Mottatt som del av rekrutteringsprosesser

GRUNNLAG: Sendt til Kvekerhjelp av arbeidssøkende

 

Frivillige

TYPE OPPLYSNINGER: Navn, adresse, telefonnummer. I noen tilfeller bankkontonummer, passnummer, fødsels- og personnummer

FORMÅL: Opplysninger lagret ved frivilliges deltakelse i arbeidet, eks. reise ved prosjektbesøk

GRUNNLAG: Opplysninger meldt fra frivillige til Kvekerhjelp

Kontakter i samarbeids-organisasjoner og andre instanser relatert til arbeidet

TYPE OPPLYSNINGER: Navn, epost, telefonnummer, organisasjons-tilhørighet

FORMÅL: Kontaktinformasjon som er nødvendig for å gjøre arbeidet

GRUNNLAG: Informasjon lagret ved førstegangs kontakt.

 

* For givere som har ønsket skattefradrag på gaver, lagres fødsels- og personnummer i tråd med krav fra skattemyndighetene. Dette gjøres i samarbeid med Kvekersamfunnet som står for årlig innrapportering til skattemyndighetene.

Retningslinjer for behandling av personopplysninger

Ansvar

Kvekerhjelps styre er ansvarlig for at Kvekerhjelp oppfyller sine forpliktelser etter gjeldende personvernlovgivning. Kvekerhjelps daglige leder er ansvarlig for gjennomføring av retningslinjene. 

 

Alle spørsmål om eller ønskede endringer rundt lagring av personopplysninger kan stilles til Kvekerhjelps kontor på khjelp(a)kveker.org

 

Samtykke

Lagring av personopplysninger skjer etter skriftlig samtykke. 

Unntaket fra dette er situasjoner der det gjøres en interesseavveining opp mot formål (se tabell over). Kvekerhjelp skal da kunne vise til en berettiget interesse for bruk og lagring av personopplysninger uten at skriftlig samtykke er gitt.

 

Informasjons-plikt

Ved skriftlig samtykke skal det informeres om rette til å trekke samtykket tilbake. 

Ved bruk av personopplysninger (f.eks. utsending av nyhetsbrev) skal det opplyses om mulighet for avmelding og/eller sletting av personopplysninger.

 

Lagring

Personopplysninger lagres i et rom som er låst når det ikke er noen til stede. 

Digitalt lagres personopplysninger i tråd med formålene (se tabell over). Kvekerhjelp benytter leverandører av digitale tjenester som oppfyller sikkerhetskravene i personvernlovgivningen. 

 

Sletting

Enhver som Kvekerhjelp har lagret personopplysninger om, har innsynsrett i disse og kan be om at de slettes. Ansvaret for å slette personopplysninger ligger hos Kvekerhjelps daglige leder eller den som til enhver tid har ansvar for å besvare epost khjelp(a)kveker.org.

 

Kvekerhjelp skal ikke oppbevare personopplysninger lengre enn nødvendig. Opplysninger som ikke lenger behøves (jfr formål) skal slettes. 

 

Deling

Kvekerhjelp skal ikke dele lagrede personopplysninger med andre parter med mindre dette er i tråd med gitt samtykke og formål. 

 

Ett slikt eksempel er deling av nødvendige personopplysninger ved rapportering av mottatte gaver til skattemyndighetene som gjøres i samarbeid med Kvekersamfunnet.

 

Avvik

Dersom avvik oppdages skal Kvekerhjelp gjøre det som er mulig for å begrense skadene. Dersom det er høy risiko for at personopplysninger har kommet på avveie, skal den eller de det gjelder varsles så snart som mulig.

 

Endring av formål

Dersom personopplysninger skal brukes til et annet formål enn de ble samlet inn for, skal Kvekerhjelp opplyse de berørte om hva det nye formålet er, og gi relevante deler av informasjon om personvern på nytt.